Datenschutzerklärung für das MediengeräteAusleihReservierungsSystem mars der Pädagogischen Hochschule Weingarten

 

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf der Website unseres MediengeräteAusleihReservierungsSystems mars (nachfolgend „mars“). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns sehr wichtig. Die Pädagogische Hochschule Weingarten (nachfolgend „PH“, „wir“ oder „uns“) legt großen Wert auf die Sicherheit der Daten der Nutzer und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Die mars-Webseiten können Links zu Webseiten anderer Anbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt. Welche Daten die Betreiber dieser Seiten möglicherweise erheben, entzieht sich unserer Kenntnis und unserem Einfluss­bereich. Informationen erhalten Sie im Daten­schutz­hinweis der jeweiligen Seite.

Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

• „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören Informationen wie Ihre Stammdaten (Vor- und Zuname, Adresse und Geburtsdatum), Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ihre Rechnungsdaten (Bankverbindungsdaten) und Vieles mehr.
•  „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
•  „Betroffene Person“ ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
•  „Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
•  „Auftragsverarbeiter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
•  „Empfänger“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
•  „Dritter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
•  „Einwilligung“ ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Mars wird an der PH eingesetzt, um die Online-Reservierung und -Buchung von Ausleihgeräten der Medienzentrumsausleihe zu ermöglichen. Die Nutzer sind Angehörige der PH Weingarten

3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Durch die Nutzung von mars werden persönliche Daten über Sie gespeichert. Folgende Daten werden automatisiert aus den Studierenden- bzw. Beschäftigtendatenquellen der PH oder durch manuelle Eingabe bezogen: Vorname, Nachname, PH-Account-Loginname, PH-Account-Passwort, Matrikelnummer (bei Studierenden), PH-E-Mail-Adresse, Rollenattribut für mars [Ausleihantragsteller (Studierende, Gaststudierende, Doktoranden, Verwaltungsmitarbeiter) bzw. Ausleihantragsbewilliger (Professoren, Akademische Mitarbeiter, Lehrbeauftragte, MZ-Mitarbeiter)], Telefonnummer. Diese Daten sind mit Ihrer Person verbunden. Es ist daher unsere Pflicht, Sie darüber zu informieren, dass diese Daten erfasst und verarbeitet werden und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.

Wir stellen sicher, dass intern nur die Personen Zugriff auf diese Informationen erhalten, die diesen Zugang unbedingt benötigen. Personenbezogene Daten werden von uns vertraulich behandelt und nicht der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.

Für die Nutzung von mars ist ein Login erforderlich. Es wird gespeichert, welche Mediengeräte Sie für welchen Zeitraum ausleihen und, falls erforderlich, welche Person Sie als Ausleihbewilliger für Ihre Ausleihe angeben (Studierende z.B. wählen diese unten ihren Lehrenden aus) und ob die Ausleihe bewilligt wurde. Die Mitarbeiter der Medienzentrumsausleihe können und müssen diese Daten einsehen, um Ihre Ausleihanfragen zu bearbeiten.

Wenn Sie zur Gruppe der Ausleihantragsbewilliger gehören, können Nutzer aus der Gruppe der Ausleihantragsteller Ihre E-Mail-Adresse in einer Auswahlliste sehen, aus der sie Sie als Bewilliger auswählen können.

Lediglich die Administration kann zur technischen Fehleranalyse und in Fällen von Missbrauch nachvollziehen, wann und von welchem Computer aus Aktivitäten getätigt wurden. Die Administration kann die IP-Nummer des Anwenders einsehen.

4. Anonyme Datenerhebung

Sie können unsere Seite (vor dem Login) besuchen, ohne aktiv Angaben zu Ihrer Person zu machen. Wir speichern jedoch automatisch mit jedem Aufruf der Internetseite Zugriffsdaten (Server-Log-Dateien) wie z.B. den Namen Ihres Internet Service Providers, das verwendete Betriebssystem, die Webseite, von der aus Sie uns besuchen, das Datum und die Dauer des Besuchs oder den Namen der angeforderten Datei, sowie aus Sicherheitsgründen, z. B. zur Erkennung von Angriffen auf unsere Webseiten, die IP-Adresse des verwendeten Computers für die Dauer von 7 Tagen. Diese Daten werden ausschließlich zur Verbesserung unseres Angebotes ausgewertet und erlauben keine Rückschlüsse auf Ihre Person. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Die Daten verarbeiten und nutzen wir für folgende Zwecke: 1. Bereitstellung von mars, 2. Verbesserung unserer Webseiten und 3. Verhinderung und Erkennung von Fehlern/Fehlfunktionen sowie von Missbrauch der Webseiten. Die Datenverarbeitung dieser Art erfolgt entweder zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von mars oder wir verfolgen ein legitimes Interesse daran, die Funktionalität und den fehlerfreien Betrieb von mars sicherzustellen sowie diese Webseiten an die Anforderungen der Benutzer anzupassen.

5. Verwendung von Cookies

mars setzt derzeit keine Cookies ein.

6. Kontaktformular/Anfragen

Sie haben auf unserer Seite die Möglichkeit uns Anfragen per Kontaktformular zukommen lassen. Hierbei werden Ihre Angaben aus dem Kontaktformular (Betreff, Reservierungsnummer, Inhalt und Datum ) inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Email) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

7. Übermittlung der Daten

 

7.1 Übermittlung innerhalb der PH

Wenn es zur Klärung von Berechtigungen und technischen Fragen nötig ist, übermitteln wir  Ihre Daten intern an das Campusmanagement zur Problemlösung. Eine Datenübermittlung bzw. Offenbarung Ihrer Daten erfolgt nur in dem hierfür erforderlichen Umfang unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften.

 

7.2 Übermittlung an Dritte

Wir übermitteln Ihre Daten an bestimmte Dritte um entsprechende Anwendungen und Dienste zur Verfügung stellen zu können (sog. „Auftragsverarbeiter“), die für uns externe Dienstleistungen erbringen: mars wird gehostet vom ZIK Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnologie der Pädagogischen Hochschule Freiburg (http://www.ph-freiburg.de/zik/) (im Rahmen der Verwaltungsvereinbarung zum Webdienst zwischen den Hochschulen). Für Wartungs- und Entwicklungsarbeiten greift die Herstellerfirma Yuunik UG (Burgenstraße 4A, 71116 Gärtringen) auf mars zu. Diese verarbeiten die Daten nur gemäß unseren Anweisungen, zudem  ist es ihnen untersagt, diese Daten für eigene kommerzielle Zwecke zu verwenden, die nicht den vereinbarten Zwecken entsprechen.

Wir müssen personenbezogene Daten offenlegen, wenn wir im Rahmen eines laufenden Gerichtsverfahrens, aufgrund einer Verfügung, gesetzlich oder aufgrund geltenden Rechts dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

 

7.3 Übermittlung an einen Drittstaat oder internationale Organisation

Eine Übermittlung an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

8. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich solange, wie dies zur Erbringung unseres Services erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erledigung des Zweckes, mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen.

9. Technische Sicherheit

Die PH und ihre Vertragspartner setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

10. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6 I lit. a DSGVO dient der PH als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Leistungen.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO.

In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Besucher in unserem Betrieb verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, seine Krankenkassendaten oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DSGVO beruhen.

Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DSGVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter und Studierenden.

11. Minderjährigen-Hinweis

Dieses Online-Angebot richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Personen, die das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, dürfen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an die PH / mars übermitteln.

12. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns gespeicherten Daten, Dauer der Daten, Zweck und Rechtsgrundlage der Speicherung sowie Herkunft und Empfänger von Übermittlungen. Unzutreffende Daten sind zu berichtigen, unzulässig gespeicherte oder nicht mehr erforderliche Daten zu löschen. Zudem hat der Betroffene ein Widerspruchsrecht, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Diese Informationen werden auf Ihren Antrag hin erstellt. Diese Auskunft ist unentgeltlich.

Sie haben außerdem das Recht, direkt bei einer Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen. Wir würden uns freuen, wenn Sie zuerst die unten angeführte verantwortliche Stelle bzw. den Datenschutzbeauftragten der PH ansprechen würden. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.

13. Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Einige Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie haben die Möglichkeit, eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu reicht eine Mitteilung an email hidden; JavaScript is required. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

14. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

14.1 Verantwortliche Stelle:

Pädagogische Hochschule Weingarten
Kirchplatz 2
88250 Weingarten
Tel.: 0751 501 0
E-Mail: email hidden; JavaScript is required

 

14.2 Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten:

Maximilian Musch
Deutsche Datenschutzkanzlei
Richard-Wagner-Straße 2
88094 Oberteuringen
Tel: +49 (0) 7542-9492100
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